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25 April 2020

Etre freelancer/indépendant/en société en Belgique - Comment gérer sa comptabilité - TVA intracommunautaire

by Danny Willems

Cet article va discuter de la déclaration TVA belge, et en particulier de la TVA intracommunautaire. Cette notion est très importante pour éviter des erreurs de facturations, ainsi que des pertes éventuelles pour votre société en raison d’une méconnaissance du système de taxation TVA.

Avant propos

Gérer sa comptabilité est une compétence très importante à acquérir lorsque vous êtes gérant d’une entreprise. Connaître l’état exact de la trésorie de sa société est crucial pour mener à bien son projet. Les experts comptables peuvent aider à la gestion de la comptabilité de votre entreprise. Cependant, comme tout service, cela a un coup.

Cet article vise particulièrement les petites entreprises et indépendants, dont la comptabilité est relativement simple et ne demande que peu d’investissement en temps. Gérer la comptabilité de votre petite entreprise peut amener des économies non négligeables, de plusieurs centaines à plusieurs milliers d’euros HTVA par an.

Les Etats déploient de plus en plus d’outils utilisables grand public, et des sociétés créent des logiciels qui permettent de simplifier de plus en plus la gestion pour les petites entreprises. Prenez le temps d’acquérir ces connaissances et formez-vous à ces logiciels : c’est un investissement sur le long terme pour votre société.

Qu’est-ce que la TVA intracommunautaire ?

Le terme intracommunautaire est utilisé lorsqu’un service ou la vente d’un bien est réalisé entre deux sociétés dont les sièges sociaux ne sont pas dans le même pays de l’Union Européenne. Exemples d’opérations intracommunautaires :

Dans ces cas, la TVA ne doit pas être facturée et la raison de l’exemption de la TVA doît apparaître sur la facture ! Facturer la TVA pour un service ou un bien intracommunautaire est illégal ! On dit que la TVA est dûe par le cocontractant, et chaque société devra le déclarer différemment en fonction du pays (voir ci-dessous pour la déclaration TVA).

La TVA est une taxe liée au pays, et son pourcentage varie en fonction du pays !

Comment gérer cela sur ma facture ?

Imaginez que vous effectuez un service pour une société en France, et que vous le facturez €500 HTVA.

Si la société était belge, alors, il faudrait que vous facturiez €500 + 21% = €605 (rappelons rapidement que la somme de 105 euros devrait alors être reversée à l’Etat). Cependant, la société à laquelle vous avez offert le service n’a pas son siège social en Belgique, et cela relève donc d’un service intracommunautaire, exonéré de la TVA. Sur votre facture, le montant mentionné doit être HTVA et vous devez facturer uniquement 500 euros, et une mention doit apparaître. Dans mon cas, j’utilise la mention suivante:

Exonérée de la TVA en vertu de l’Art. 21 § 2 du code TVA belge relatif à l’autoliquidation

D’autres formulations peuvent être trouvées.

Votre système de facture doit supporter cette fonctionnalité. Personnellement, en raison de mes besoins assez limités, j’utilise le site en ligne zervant. Cette fonctionnalité est disponible dans les paramètres sous la notion “Type de facture”.

Zervant est un logiciel propriétaire, et bien qu’il soit gratuit sous certaines conditions plus que raisonnables, très simple à utiliser et complet, il n’est jamais recommendé de faire confiance à un service propriétaire ! Renseignez vous sur les logiciels libres, ou écrivez votre propre modèle de facturation. Je n’ai aucune recommendation pour l’instant, et je n’ai pas migré vers une autre solution par pure raison de simplicité et de facilité.

Comment gérer l’achat de biens et services à une société étrangère ?

Quand vous achetez du matériel ou faites appel pour un service à une société étrangère, il est primordial de demander une facture sans TVA. La société est dans l’obligation de répondre à votre demande. La mention d’exonération doit également apparaître. Les systèmes utilisés dans la plupart des sociétés ne supportent pas tout le temps cette fonctionnalité. Par mon expérience, je confirme qu’il peut être difficile d’obtenir des factures sans TVA pour votre société dans certaines grandes enseignes. De plus, les employés ne sont pas toujours formés et au courant de cette notion. Si une facture avec TVA a été émise, il sera impossible de la récupérer auprès l’Etat.

Comment retranscrire cela sur la déclaration de TVA ?

Les achats et ventes de biens et services doivent être retranscrits dans la déclaration de TVA. Nous allons prendre des cas assez basiques et courants. Des particularités peuvent apparaître en fonction du type de biens et services.

Dans la suite, je suppose que vous devez rendre une déclaration période de TVA, et utilisez ce formulaire.

Avant tout, rappelons que les sections II et III doivent contenir les données HTVA !!

Ventes de biens et services

Commençons par les opérations de ventes/en sorties, c’est-à-dire ce que vous facturez. Prenons l’exemple que sur la période de la déclaration, vous ayez émis une facture de 1000 euros HTVA à une société française pour le développement d’une fonctionnalité pour son site internet. Comme dit précédemment, vous avez du émettre une facture sans TVA.

Ce montant, HTVA, doit être reporté dans la grille “44 : Services pour lesquels la TVA étrangère est due par le cocontractant”. En plus de cela, la somme doit être reprise dans la grille 48.

Si vous oubliez de remplir la case 48 ou que la somme n’est pas correcte, l’application de déclaration de TVA du site Intervat vous affichera une erreur.

Nous avons pris un exemple où aucune facture n’a été émise en faveur d’une société belge ! Si cependant des factures avaient été émises, les grilles 01, 02, 03 auraient dû être remplies avec les montants HTVA, et les montants de la TVA auraient été reportés dans la grille 54.

Achats de biens et services

Discutons maintenant des opérations d’achats/entrantes.

Nous allons supposer que vous avez acheté:

Si tout a été fait dans les règles, vous avez donc du débourser 342 euros, et vous devriez récupérer 42 euros.

Dans la section III, case 82, le montant total, c’est-à-dire les montants HTVA des acquisitions belges et intracommunautaires, doit être reportés. Dans notre exemple, c’est une valeur de 300 euros. Ensuite, il est nécessaire de donner l’information de la quotité de biens intracommunautaires qui a été inclue dans la grille 82. Ceci se fait dans la case 86, et dans notre cas, doit contenir le montant de 100 euros.

Il est maintenant temps de passer aux grilles IV et V, respectivement les taxes dues et déductibles. Une opération neutre va devoir être effectuée en reportant une TVA dûe sur les biens intracommunautaires et ce même montant en tant que TVA déductible.

La grille 55 requiert que vous calculiez le montant de la TVA qui aurait été du si les biens avaient été acquis auprès d’une société belge. Dans notre exemple, nous avions supposé que les biens intracommunautaires étaient soumis à une taxation de 21% en Belgique. Cela signifie que si les biens avaient été acquis en Belgique, il aurait fallu débourser 100 + 21% = 121 euros. Le montant TVA est donc de 21 euros. Dans la grille 55, il est donc demandé de reporter ce montant de 21 euros.

Vous pouvez trouver les différents taux et des exemples sur wikipreneurs.be

Si nous nous arrêtions ici, cela signifierait que nous devrions 21 euros à l’Etat belge, alors que ce n’est pas le cas ! Pour rappel, la TVA intracommunautaire n’est pas dûe en réalité, mais doit tout de même apparaître sur la déclaration, et une opération opposée est nécessaire.

Cette opération opposée va être effectuée dans la grille “59 : TVA déductible”. Dans la TVA déductible, il y a déjà les 42 euros liés à l’acquisition de biens auprès des sociétés belges qui doivent être reportés. En plus de ce montant, la somme de 21 euros, résultant de l’acquisition des biens intracommunautaires doit apparaître, pour enfin donner la somme de 63 euros.

Qu’en est-il maintenant du solde ? Initialement, nous avions dit que 42 euros devaient être récupérés. Nous vérifions que la déclaration est bien rédigée en calculant, dans la grille 72, 63 (grille 59) - 21 (grille 55) = 42 euros.

En résumé:

Conclusion

Nous avons vu la notion de TVA intracommunautaire, comment émettre une facture pour un service rendu à une société non belge ainsi que comment cela doit être réflété sur votre déclaration périodique TVA.

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